Tra le mille scelte che deve compiere una coppia di futuri sposi nell’organizzare il proprio matrimonio, quelle riguardanti la location sono, con buone probabilità, le più importanti. Trovare il luogo dove si festeggerà un evento così memorabile non è semplice, perché devono coincidere molti fattori: non solo estetici e stilistici, ma anche tecnici, economici, pratici. Abbiamo chiesto qualche consiglio a una organizzatrice di eventi “un po’ fuori dagli schemi” (il suo ufficio si trova all’interno di un pulmino Volkswagen anni ’70): Alice Albertelli, titolare di Artè Event Designer.
Le abbiamo chiesto di guidarci attraverso il multi-sfaccettato e curioso mondo dell’organizzazione di un matrimonio. Ecco i suoi consigli e riflessioni su una delle scelte più importanti da compiere per quel giorno speciale: la location.
Location del matrimonio, i consigli dell’esperta
Da cosa cominciare? “Sicuramente il primo aspetto da tenere in considerazione – senza mai perderlo di vista – è il budget. Prefissare una spesa massima sin dall’inizio permette di darsi degli obiettivi diversi a seconda delle esigenze. Fare affidamento su un wedding planner od organizzatore di eventi è utilissimo in questo frangente, perché conosce il mercato, e ha accesso a sconti o soluzioni vantaggiose”.
“Fondamentale è il periodo prescelto. Solitamente si va da aprile fino fine ottobre, tuttavia negli ultimi anni ho notato – anche a causa del cambio quasi drastico delle stagioni – che molte coppie valutano anche il momento invernale per celebrare le nozze. Questo facilita le tempistiche organizzative poiché la richiesta è inferiore rispetto ai periodi di grande lavoro. E i prezzi sono davvero vantaggiosi”.
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Non trascurate questi aspetti
“Cibo e luogo sono dettagli ai quali dare precedenza in fase organizzativa. Soprattutto se si vuole un evento in una location molto richiesta e se la data è programmata per un fine settimana. Il mio consiglio è sempre quello di pianificare con il catering o con la ristorazione interna una prova degustazione. Per assaporare la cucina e lo stile che propone ed eventualmente richiedere una prova menù mirata”.
Quanto tempo prima è bene iniziare ad organizzarsi? “Dipende da che tipo di matrimonio si vuole. Le scelte sono tante, e il tempo necessario può essere molto vario. In genere consiglio di iniziare a progettare il grande giorno con 10/12 mesi di anticipo. Ma non ho avuto problemi ad aiutare coppie che nel giro di poco tempo volevano dirsi ‘sì lo voglio’. Tutto dipende da quello che si desidera, soprattutto in termini di servizi e budget”.
L’importanza del sopralluogo
“Sopralluoghi conoscitivi e tecnici sono fondamentali. In primis occorre valutare la possibilità di godere di uno spazio ampio al chiuso, in grado di ospitare comodamente tutti gli ospiti anche in caso di pioggia. E non solo: anche il vento o una giornata molto afosa possono guastare l’atmosfera. Poi, occorre osservare quanto sono distanti il parcheggio e i servizi igienici dalle aree principali. Valutare le possibili difficoltà se tra gli invitati vi sono persone con disabilità motoria. Controllare se sono presenti fonti di calore o condizionatori in base alla stagione. Inoltre, è bene valutare la distanza dalla chiesa, o scegliere una location che ha la possibilità di far sposare le coppie con rito civile per evitare lo spostamento di grandi numeri di persone. E infine, considerare il pernottamento degli sposi e degli ospiti che vengono da lontano”.
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Organizzare le idee
Come consigli le coppie? “Spesso mi capita di essere contattata da futuri sposi che hanno già deciso la data, uno stile, e tantissimi dettagli ma che non sanno come gestire il tutto: sono pieni di spunti, ma confusi. Altri invece, hanno già prenotato la location dei sogni con estremo anticipo, pur non avendo una percezione reale di quello che dovrà essere creato a livello pratico”.
Come si procede dunque? “Il mio primo colloquio con i potenziali clienti è del tutto conoscitivo e spesso è il momento in cui si creano sinergie davvero speciali. Mi siedo davanti a loro con il mio quaderno per gli appunti e inizio un vero e proprio viaggio nell’ascolto attivo. Le ore volano tra racconti, pensieri, risate e idee. Raccolgo un collage di notizie su di loro, la loro storia, le esigenze, ciò che li accomuna. E, soprattutto, ciò che immaginano. In questo modo posso iniziare a lavorare ad una bozza ideale del loro evento su misura. Ovviamente alla base della progettazione vi deve essere un gusto personale che accontenta entrambi gli interessati, al fine di realizzare un vero e proprio sogno”.
Parliamo di idee stilistiche. “Per quanto riguarda l’aspetto estetico, consiglio sempre di non concentrare la propria energia e fantasia su Pinterest, o piattaforme simili, esigendo di ottenere lo stesso risultato. Molto spesso le foto presenti su queste realtà sono immagini create ad hoc, con shooting fotografici organizzati. O magari sono frutto di realizzazioni di allestimenti ad alto budget. Farsi ispirare va benissimo, ma il copia e incolla non piace a nessuno. Consiglio anche di diffidare da pacchetti ‘all inclusive’, perché ogni fornitore ha uno stile, un’esperienza e un metodo di lavoro basato su la conoscenza della materia”.
Attenzione a questi elementi
I rischi del fai da te. “Conosco moltissime coppie che sono giunte a me o altri colleghi con il budget fuori controllo, agli sgoccioli con la tempistica e il grande giorno dietro l’angolo. Magari con spese assurde per dettagli davvero poco importanti, e poco margine per la realizzazione di cose davvero necessarie. Il fai da te è bellissimo in situazioni molto più semplici, ma certamente non utile per ridurre i costi di un evento come un matrimonio”.
Chiedere consiglio ai parenti? Anche no. “Consiglio sempre i miei clienti di non affrontare mai le scelte importanti senza pensarci almeno una notte, ma non di più. Rifletterci troppo a lungo crea dubbi. E soprattutto dà la possibilità, anche se in maniera del tutto involontaria, a parenti e amici di influenzare le scelte, creando sconforto e ogni tanto malumori. Nelle fasi strutturali suggerisco sempre di coinvolgere il meno possibile amici e parenti. Ma anche evitare fornitori portati da terzi, perché si finisce quasi sempre in situazioni ingestibili. Che, oltre alle perdite di tempo e denaro, nella maggior parte dei casi lasciano l’amaro in bocca”.
Un consiglio per fare economia
Oltre a scegliere un periodo poco gettonato (l’inverno) “un modo per risparmiare a parità di servizi e spazi, è prenotare l’evento in un giorno infrasettimanale. Il fine settimana è sicuramente un momento preferito per festeggiare, ma organizzare un evento durante la settimana ha davvero dei grandi vantaggi in termini di costi”.
Location ‘emergenti’ e idee speciali
Qualche esempio di luoghi particolari per festeggiare? “Negli ultimi dieci anni sono nate tantissime location per eventi in tutta Italia. Soprattutto sono rinate tantissime realtà storico-abitative con l’intento di ospitare specifiche modalità di evento. Ville, vecchi casali restaurati e ampliati, aziende agricole permettono agli ospiti di vivere un evento in grande stile in contesti immersi nel verde della campagna. In un ambiente caldo, insolito e senza dubbio esclusivo.
Mi è capitato di organizzare matrimoni indimenticabili in location speciali, come uno in hangar dove molti ospiti erano travestiti da supereroi, personaggi di cartoni animati e serie tv americane. Ho creato matrimoni intimi in riva al mare al tramonto, in ville storiche o location di lusso tra candele e spettacoli circensi. Ogni volta è un’avventura”.
Alice Albertelli organizza eventi a Roma e all’Isola d’Elba, sua terra natia, ma arriva ovunque vogliate festeggiare. Ama offrire alle coppie in procinto di sposarsi un’esperienza personalizzata, con dettagli di allestimento sempre unici. Per conoscere il suo lavoro e contattarla, questo il suo sito internet e qui la pagina Facebook.
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