Non ricevere risposte ad un’e-mail è decisamente frustrante, soprattutto quando il contenuto indirizza al destinatario una domanda precisa. Molte volte si legge tra i vari ‘manuali’ che occorre scegliere l’orario giusto (pare che la prima mattina e l’ora di pranzo siano i migliori), che bisogna esplicitare l’oggetto in modo chiaro e conciso, che è meglio utilizzare un tono amichevole piuttosto che freddo e distaccato, che è più utile un linguaggio elementare piuttosto che lo sfoggio di paroloni e formalismi. Ma c’è dell’altro: per farsi rispondere ad una mail occorre prima di tutto seguire un consiglio della scienza cognitiva.
Secondo ‘Algorithms to live by’, libro scritto a due mani dall’ingegnere informatico Brian Christian e lo scienziato cognitivista Tom Griffiths il segreto per farsi rispondere ai messaggi telematici sta in un principio basilare secondo cui funziona il cervello umano: offrire poca possibilità di scelta (fonte). Questo significa che quando scriviamo una mail per chiedere qualcosa, dovremmo fare in modo che la risposta possa essere semplicemente un sì o un no. Domande a risposta chiusa invece che aperta insomma, che può voler dire ad esempio: ‘Ci vediamo al bar da Franca alle 19 di mercoledì’, piuttosto che ‘Dove e a che ora vogliamo vederci?’ o ancora peggio ‘Vogliamo vederci?’. Una ricerca su 1,100 studenti e staff dell’istituto americano Carnegie Mellon (Pittsburgh), trovò che la maggior parte delle persone risponde più facilmente ad una mail che contiene una domanda tangibile e diretta; in generale poi, quando alle persone vengono offerte troppe possibilità di scelta, il cervello si ‘paralizza’ per l’indecisione, mentre è più facile che rispondano quando le possibilità sono ridotte, afferma uno studio della Stanford and Columbia University che si può applicare al caso della comunicazione via posta elettronica.
E se offrire alle persone più possibilità di scelta potrebbe mandarle in crisi, questa indecisione aumenta la possibilità che il ricevente rimandi la risposta, fino a dimenticare di scriverla. Per farsi rispondere ad una domanda aperta si deve concedere al destinatario il tempo di formulare una risposta – che per lui dev’essere valida, comoda, risolutiva, e se non ha le idee chiare finirà per rimandare con molta probabilità la sua email di risposta. Fino a scordarsene. Ecco che sul lavoro per esempio, o quando si scrive ad un professore, può essere meglio offrire il proprio punto di vista chiedendo una conferma (positiva o negativa) piuttosto che lasciando campo aperto alle opzioni dell’interlocutore. Questo naturalmente a livello di efficacia della mail: naturalmente occorre sempre sapere con chi si parla per essere sicuri che si tratti della tecnica giusta.
